DATUM BEHANDELING PS: 22 februari 2023 download rapport
Aanbeveling |
1. Verhoging kwaliteit Statenstukken: A. Provinciale Staten, versterk het bestaande kwaliteitskader (de Statenminuut) voor Statenstukken. Neem daarin in ieder geval de volgende onderdelen op: - tijdlijn met daarin momenten waarop eerdere besluitvorming door of communicatie met Provinciale Staten heeft plaatsgevonden over hetzelfde onderwerp, voorzien van een directe koppeling naar elk van de afzonderlijke stukken;
- overzicht van beslismomenten van dossiers of onderwerpen die een zeker raakvlak hebben met het te behandelen onderwerp, waarbij ook aandacht geschonken dient te worden aan relevante onderzoeken van de Noordelijke Rekenkamer en een overzicht van de mate waarin de overgenomen aanbevelingen geïmplementeerd zijn;
- overzicht van recente of geplande besluitvorming over hetzelfde onderwerp in andere overheidsorganen, zoals provincies, gemeenten, waterschappen, het Rijk) en IPO.
B. Toets of beoogde Statenstukken voldoen aan de kwaliteitscriteria uit het kwaliteitskader en zo niet, stuur deze dan terug naar Gedeputeerde Staten. Wees daar streng en consequent in. C. Evalueer dit kwaliteitskader minimaal één keer per Statenperiode en maak daarin een analyse van de afwijkingen van de criteria in de Statenminuut. Pas de Statenminuut zo nodig aan naar aanleiding van deze evaluatie of naar aanleiding van eventuele nieuwe wensen van de Statenleden die op dat moment zitting hebben in de Staten. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
A.
Met dien verstande dat PS aan het college van GS vraagt om het overzicht te beperken tot: recente of geplande besluitvorming over hetzelfde onderwerp in andere overheidsorganen, voor zover relevant voor provinciale besluitvorming. | groen | Sinds 1 april 2023 worden nieuwe beslisdocumenten gehanteerd voor GS en PS waarin het kwaliteitskader is uitgebreid, waaronder op onderdelen uit het onderzoek van de rekenkamer. De nieuwe documenten zijn inmiddels geëvalueerd en blijven van toepassing waarbij een aantal aspecten is aangescherpt, zoals hyperlinks naar relevante stukken, de rol van PS, tijdlijn etc.
Voor verdere kwaliteitsverhoging zijn in 2023 verschillende soorten trainingen gegeven. Een aantal daarvan is voor bepaalde medewerkers verplicht om te volgen.
Met de griffie bespreken we (ambtelijk) periodiek de kwaliteit van stukken. |
|---|
B. | groen | De griffie toetst standaard of de Statenstukken voldoen aan de kwaliteitscriteria uit het kwaliteitskader en zo niet stuurt de griffie de stukken - indien nodig in afstemming met het presidium - terug naar Gedeputeerde Staten. |
|---|
C.
Met dien verstande dat het college wordt opgedragen: - met ingang van de nieuwe Statenperiode (maart 2023) brieven en voordrachten in ieder geval op te nemen/te vermelden:
- de drie onderdelen zoals opgenomen in aanbeveling 1A;
- een digitale link naar eerdere Statenstukken (brieven/ voordrachten) of communicatiemomenten met provinciale staten;
- welke ruimte Provinciale Staten hebben voor alternatieve keuzes/ scenario's binnen het voorgestelde beleidskader.
- startnotities en kadernota's te laten voldoen aan de kwaliteitsnormen in de notitie 'Beter kaders stellen en controleren' d.d. 28 juni 2021.
| groen | Eén keer per Statenperiode zal het kwaliteitskader worden geëvalueerd op basis. De griffie zal hiervoor een voorstel voorbereiden voor het presidium. Gelet op de invoeringsdatum van de vernieuwde formats (Statenminuut) voor de Statenstukken per april 2023 zal de eerste evaluatie plaatsvinden in de tweede helft van deze Statenperiode, d.w.z. in 2025 of 2026. |
|---|
Aanbeveling |
2. Verbetering informatie over effectiviteit:
Provinciale Staten, maak algemene afspraken over de wijze waarop u bij nieuw beleid geïnformeerd wordt over de vraag in hoeverre dit beleid leidt tot de gewenste maatschappelijke resultaten. Maak voor minder goed meetbare resultaten aanvullende (kwalitatieve en procesmatige) afspraken. Besteed nadrukkelijk aandacht aan de vraag hoe concreet u hierover geïnformeerd moet worden (met indicatoren die niet wijzigen over tijd). Leg deze afspraken vast in een algemeen kader. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
Met dien verstande dat het college wordt opgedragen: - Bij nieuw te vormen beleid als vast onderdeel in (kaderstellende) beleidsnota's helder en in een herkenbare lay-out antwoord te geven op de drie W-vragen:
- wat willen we bereiken (maatschappelijke effect),
- wat gaan we ervoor doen (prestaties) en
- wat mag het kosten (budget);
- En daarbij ook aan te geven hoe het (voorgenomen) beleid meetbaar wordt gemaakt, kwalitatief en/of kwantitatief, in van elkaar te onderscheiden prestatie- en effectindicatoren; en waar dit niet mogelijk is aan te geven hoe dan anderszins over de prestaties en effecten zal worden gerapporteerd;
- De drie W-vragen - en de antwoorden erop - ook terug te laten komen in de P&C-documenten.
| groen | Via het amendement van Provinciale Staten is een concrete opdracht verstrekt aan het college van GS over de verbetering van de informatie over effectiviteit van beleid. Het is aan het nieuw te benoemen college om hier actief uitvoering aan te geven bij nieuw beleid in de periode 2023-2027. Het college werkt in samenwerking met de
Statengriffie momenteel aan een leidraad voor het opstellen van specifieke beleidsstukken (startnotities, visies, uitvoeringsprogramma's). Onderdeel van de leidraad is een
standaard inhoudsopgave per type beleidsdocument. De inhoudsopgave bestaat uit vragen zoals wat willen we bereiken? wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten? GS streven ernaar deze leidraad dit jaar gebruiksklaar te hebben. |
|---|
Aanbeveling |
3. Breid themadossiers uit:
Provinciale Staten, geef - in het verlengde van uw eigen procesvoorstel Aanpak Ring Zuid - opdracht aan Gedeputeerde Staten om meer themadossiers in te richten op de provinciewebsite.
Maak themadossiers voor grote projecten die de looptijd van één Statenperiode overstijgen en voorzie ieder dossier (ook de huidige) van tenminste een overzicht van relevante besluitvorming door en communicatie met Provinciale Staten uit het verleden, inclusief de behandeling van relevante Rekenkamerrapporten. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
Met dien verstande dat het college wordt opgedragen: - voor aanvang van de nieuwe Statenperiode (maart 2023) de bestaande (thema)dossiers op de provinciale website over gasdossier, stikstof/NPLG, klimaat, natuur, omgevingsvisie en water te actualiseren en daarnaast themadossiers te vormen voor de huidige (grote) infraprojecten en openbaar vervoer. Dat betekent dat deze themadossiers zijn voorzien van alle relevante informatie die voor de beeld- en besluitvorming van provinciale staten van belang is en ten minste een overzicht bevatten van relevante besluitvorming door en communicatie met provinciale staten uit het verleden over het betreffende thema inclusief de behandeling van relevante rekenkamerrapporten, een netwerkkaart (omgevingsanalyse) en indien aan de orde met vermelding van de aanwezigheid van geheime stukken die ter inzage liggen voor Statenleden; waarbij alle openbare documenten ofwel in het themadossier zelf, ofwel via een slimme koppeling met iBabs rechtstreeks zijn te raadplegen.
- met ingang van de nieuwe Statenperiode (maart 2023) bij de start van nieuwe grote projecten of majeure opgaven een themadossier in te richten voor het betreffende project / de opgave die qua opbouw/inhoud overeenkomt met de geactualiseerde (thema)dossiers (in lijn met de brief van het college van 25 oktober 2022, nr. 2022-104132 betreffende informatievoorziening over grote en majeure opgaven).
| groen | Voor de korte termijn
Per maart 2023 zijn de zes bestaande themadossiers geactualiseerd en aangevuld met relevante informatie over besluitvorming in en communicatie met de staten. Naast de bestaande dossiers ingericht voor openbaar vervoer en de huidige (grote) infraprojecten.
De themadossiers moeten nog worden aangevuld met netwerkkaarten en (een aantal dossiers) met relevante NRK-rapporten uit het verleden. Voor de langere termijn
De opdracht voor het college is om zorg te dragen voor nieuwe - actuele - themadossiers bij de start van nieuwe grote projecten en majeure opgaven in de periode 2023-2027. Het college heeft de themadossiers inmiddels aangevuld met onder andere Nij Begun. Wij streven ernaar alle themadossiers zo actueel mogelijk te houden. |
|---|
Aanbeveling |
4. Verbetering kennisbank:
Provinciale Staten, investeer in een brede, laagdrempelige kennisbank met een adequate zoekfunctie. De kennisbank kan bestaan uit de themadossiers die nu op de website van de provincie staan, aangevuld met nieuwe themadossiers (zie ook aanbeveling 3).6 Plaats in die kennisbank alle relevante informatie die voor de beeld- en besluitvorming van Provinciale Staten van belang is. Formuleer als Provinciale Staten welke informatie deze kennisbank zou moeten bevatten. Maak de kennisbank openbaar toegankelijk (met inachtneming van de criteria uit de Wet open overheid (Woo) die binnenkort in werking treedt), om zodoende de betrokkenheid van de samenleving bij de provinciale politiek te versterken. Het kan eveneens zinvol zijn met de andere noordelijke provincies de mogelijkheid van een gezamenlijke kennisbank te verkennen, zodat geprofiteerd kan worden van kennis en expertise binnen andere provinciale organisaties. Daarnaast kan op deze manier worden ingespeeld op de wens van Provinciale Staten om meer geïnformeerd te worden over vergelijkbare besluiten in andere provincies. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
Met dien verstande dat het college wordt opgedragen: - uiterlijk in december 2023 een plan voor te leggen aan Provinciale Staten over hoe en per wanneer de zoekfunctie van de provinciale website verbeterd kan worden en de website kan fungeren als een brede, laagdrempelige kennisbank met een adequate zoekfunctie voor zowel Statenleden als inwoners van de provincie Groningen, inclusief slimme koppelingen naar kennisbanken van de andere provincies en relevante (project)organisaties, zoals de bibliotheek op de website van de projectorganisatie Aanpak Ring Zuid;
- Provinciale Staten te betrekken bij deze planvorming en tussentijds te overleggen met Provinciale Staten alvorens een definitief plan aan provinciale staten wordt voorgelegd ter besluitvorming.
| groen | Het verzoek van Provinciale Staten wordt meegenomen in het spoor Communicatie van het uitvoeringsprogramma Digitalisering. |
|---|
Aanbeveling |
5. Invulling fractieondersteuning:
Provinciale Staten, maak een weloverwogen keuze over de wenselijke invulling van de fractieondersteuning en de randvoorwaarden daarvoor. Handel daar vervolgens naar. Er zijn diverse invullingen van de fractieondersteuning mogelijk. Aan de ene kant van het spectrum staat een rol voor de fractieondersteuning die vooral praktisch van aard is. Aan de andere kant kan fractieondersteuning ook een aanzienlijk inhoudelijk ondersteunende rol vervullen. In dat laatste geval kunnen fractiemedewerkers bijdragen aan het institutionele geheugen van Provinciale Staten, zeker als zij langer in dienst zijn en inhoudelijke kennis en ervaring met zich meedragen uit eerdere bestuursperiodes. Dat vergt dan wel een budget voor het inhuren van medewerkers van voldoende niveau en een zekere continuïteit. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
Deze aanbeveling is ingevuld door de op 9 november 2022 aangenomen motie M445 verhoging budget voor fractieondersteuning. | groen | Op 9 november 2022 hebben de Staten een motie aangenomen waarmee de Staten hebben uitgesproken de vaste bijdrage voor de fractieondersteuning met ingang van de nieuwe Statenperiode in 2023 substantieel te willen verhogen en hiervoor een inhoudelijk voorstel te doen met financiële dekking en een voorstel tot begrotingswijziging.
Op 22 februari hebben Provinciale Staten motie M445 uitgevoerd en besloten de fractiekostenverordening 2016 te wijzigen. Met ingang van 1 april 2023 wordt in de kosten over enig jaar van een fractie bijgedragen tot een bedrag van € 37.500 vermeerderd met een bedrag per fractielid van € 3.704. Zieaangepast ontwerpbesluit 2023-021478. |
|---|
Aanbeveling |
6. Bewaking doorwerking aanbevelingen:
Provinciale Staten, vraag Gedeputeerde Staten, c.q. de griffie een jaar na de behandeling van dit rapport inzicht te geven in de mate van inhoudelijke implementatie van de door u overgenomen aanbevelingen. |
Maatregelen | Voortgang | Toelichting |
|---|
Met dien verstande dat het college wordt opgedragen: - de Noordelijke Rekenkamer één keer per jaar te voorzien van een overzicht van de door Provinciale Staten overgenomen aanbevelingen van de NRK met daarbij informatie over de getroffen maatregelen en wat deze hebben opgeleverd, met het verzoek aan de Noordelijke Rekenkamer om een zienswijze uit te brengen op de uitvoering en Provinciale Staten hierover te informeren.
| groen | Sinds 2017 rapporteren wij via monitorgroningen.nl tweemaal per jaar over de (overgenomen) aanbevelingen en de door ons voorgestelde maatregelen daarop en de opvolging daarvan.
De rekenkamer heeft aangegeven, bereid te zijn mee te denken over de uitgangspunten voor het monitoren van overgenomen aanbevelingen. Het college heeft voorgesteld de bestaande rapportagelijn (twee keer per jaar via de monitor) uit te breiden met meer details. De Noordelijke Rekenkamer zal op basis van deze geactualiseerde monitor worden gevraagd een zienswijze uit te brengen. Op verzoek van het presidium vooralsnog eerst over de overgenomen aanbevelingen uit het rapport 'Kennis maakt kracht'. Wanneer de toegevoegde waarde is gebleken, kan het jaarlijks als standaard werkwijze worden ingevoerd voor alle door Provinciale Staten overgenomen aanbevelingen van de NRK. |
|---|
